Responsable Administration de Projet (H/F) 21 views0 applications

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. Responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent ou à l’adresse prévue à cet effet.

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a touché plus de 18 millions de bénéficiaires dans 15 pays, principalement en Afrique. En 2024, nous avons développé 59 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers les structures de santé. Notre action découle d’une adaptation constante aux réalités du terrain et aux progrès de la médecine.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Niger, Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie, Sénégal et Soudan.

TYPOLOGIE DU POSTE

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 2 : Le ou la titulaire du poste occupera un poste « réglementé » (comptable, avocat, juriste, cadre juridique, etc.) ; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire sera nécessaire.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

• Il/elle rend compte au Coordinateur de Terrain (responsable hiérarchique), et au coordinateur finances et RH (responsables techniques).
• Il/elle encadre des assistants administrateurs des terrains.

MISSION PRINCIPALE

L’administrateur.trice terrain a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines, financières et de mettre en place les éléments de gestion utilisés sur les projets.

Il/elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

L’administrateur.trice projet doit, avant tout :

• agir en lien avec le mandat d’ALIMA, les principes humanitaires et le principe de « do no harm / ne pas nuire » ;
• respecter la stratégie opérationnelle définie avec les autres coordinateurs (collaborer avec les autres acteurs humanitaires, internationaux et gouvernementaux présents dans la zone d’intervention).

1. Comptabilité

• Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
• Mise en œuvre du guide d’imputation pays (codes comptables, projets et axes analytiques, codes bailleurs).
• Gestion des caisses et banques de son projet.
• Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.
• Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie

• Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet.
• Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques.
• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
• Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

3. Gestion générale des moyens

• Gestion adéquate des structures (choix, organisation, contrats, intendance, assurance).
• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour ses terrains.
• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
• En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources.
• Tenue à jour de l’archivage administratif de la mission.

4. Gestion budgétaire

• Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources.
• Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources.
• Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
• Élaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et alerter le Coordinateur en cas de gap.

5. Gestion administrative du personnel national

• Suivi et mise à jour de la paye et des dossiers du personnel (Homère).
• Veille, sous la responsabilité du coordinateur Finances et RH, à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, procédure de gestion des abus…).

6. Gestion qualitative du personnel

• Mise à jour des organigrammes et aide à la réalisation des descriptions de postes.
• Planification des bilans individuels et mise à disposition des documents nécessaires.
• Élaboration d’un planning de congés annuels et d’un plan de formation pour son projet.
• Diffusion de l’information du personnel sur l’association et la mission ; organisation des réunions du personnel.
• Soutien aux coordinateurs concernant le recrutement (processus, entretien, etc.).

EXPÉRIENCES ET COMPÉTENCES

Expériences

• Expérience préalable à un poste équivalent en ONG Internationale.
• Expérience préalable dans des contextes d’urgence.
• Au moins 3 ans d’expérience prouvée en gestion, finance ou comptabilité dans un poste similaire avec une ONG internationale.
• Forte expérience dans la production des rapports mensuels et le suivi budgétaire.
• Expérience en gestion d’équipe multiculturelle.
• Une qualification dans la gestion RH et administrative est un atout.

Compétences

• Capacité d’écoute et empathie.
• Communication facile ; animation et motivation d’équipes.
• Capacité à identifier et anticiper les problèmes et les risques.
• Esprit orienté vers la résolution de problèmes.
• Organisation des rôles et délégation de tâches au sein d’une équipe.
• Établissement de réseaux de contacts et capacité à maintenir une posture neutre face à des acteurs opposés dans le cadre d’un même conflit armé.
• Autonomie, sens des responsabilités, capacité de prise d’initiative et de décision.
• Bonne gestion du stress ; flexibilité.
• Maîtrise de l’outil informatique (GSuite et pack office).

Langues

• La maîtrise orale et écrite du français est indispensable.
• La connaissance d’une langue locale est un atout.

Désirables

• Expérience avec une ONG internationale travaillant dans le domaine médical.
• Expérience en zone sous tension / contexte sécuritaire volatile.
• Connaissance des logiciels RH et financiers ALIMA (Homère, SAGA) souhaitée.

CONDITIONS

Durée et type de contrat : CDD 6 mois renouvelable — droit français

Salaire : Selon grille salariale ALIMA + valorisation de l’expérience + Perdiem

ALIMA prend en charge :

• Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié.e et le lieu de mission
• Les frais d’hébergement
• La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé.e et ses ayants droits
• L’évacuation pour l’employé.e et ses ayants droits