Introduction
Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.
Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.
Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.
1 – Contexte
DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998. Le Bureau régional de DRC en Afrique de l’Ouest (ci-après : WARO, pour « West Africa Regional Office ») est établi à Dakar, au Sénégal, et couvre six pays en dehors du Sénégal. Mené par le Directeur régional, le DRC WARO supervise, supporte et oriente de manière stratégique les Bureaux des missions de DRC dans la région, missions qui sont actuellement implantées au Mali, au Niger, au Burkina Faso, au Nigeria, au Cameroun et en République centrafricaine.
2 – Objet
Basé(e) à Dakar, sous la supervision du Coordinateur Régional Supply Chain, votre mission s’oriente sur quatre axes principaux :
- Audit des dossiers d’achat pour les six pays de la région
- Appui opérationnel aux pays sur la mise en œuvre et la redevabilité des programmes basés sur les transferts monétaires et coupons
- Révision et maintenance des livrables logistiques mensuels
- Capitalisation des outils et maintenance de la plateforme Sharepoint
3 – Responsabilités
Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :
- Garantir la conformité des dossiers d’achat envoyés au bureau régional pour validation
- Assurer un rapportage global régional sur les activités logistiques de chaque pays
- Apporter un support au maintien des différents tableaux de suivi (Collecte, Maintenance, Consolidation et Analyse)
- Capitaliser sur l’ensemble des procédures, outils, connaissances liées aux marchés locaux et régionaux, contrats commerciaux, régimes douaniers, politiques, régulations en lien avec les pays supportés
- Participer à la mise en œuvre des Appels d’offres Nationaux ou Régionaux ainsi qu’à la mise à jour des procédures
Les missions attendues liées aux quatre axes principaux de ce poste sont les suivantes :
1) Audit des dossiers d’achat
Basé à Dakar, vos principales prérogatives sont l’audit des dossiers d’achat nécessitant une validation du bureau régional, cela comprend :
- L’appui aux bureaux pays dans la formulation de leurs appels d’offre
- La vérification de la conformité des rapports d’évaluation d’appel d’offre avec les traces auditables et les procédures du DRC
- Le rapportage des irrégularités
- L’accompagnement des bureaux pays dans la réussite de leurs approvisionnements
2) Appuis aux programmes de transferts monétaires
Les programmes basés sur des transferts monétaires ayant vocation à prendre une part grandissante de nos activités, le poste est calibré sur cette évolution. Il est donc attendu de votre part les actions suivantes :
- Formation des bureaux pays aux procédures du DRC en matière de gestion Supply des programmes de transferts monétaires
- Suivi des échéances relatives à la mise en œuvre des programmes et rapportage des étapes, potentiels retards
- Audit des dossiers d’achat relatifs à la sélection des fournisseurs de services financiers
- Audit des dossiers d’achat relatifs à la sélection des commerçants pour les programmes de coupons
- Consolidation de l’ensemble des engagements financiers et surveillance des contrats
3) Analyse et maintenance des livrables logistiques
Votre mission est également d’appuyer les responsables logistiques des 6 pays de la région dans la bonne tenue de leurs livrables mensuels et l’élaboration de plan d’achats. Vous procédez notamment à leur maintenance, consolidation et analyse au niveau régional.
4) Capitalisation et maintien en condition opérationnelle d’un Sharepoint
Vous avez en outre un objectif de capitalisation et de mise à jour d’un système en ligne de partage d’information ayant pour objet d’animer la filière métier tout en permettant l’accès à une base de données d’outils efficients pour les bureaux pays.
4 – Qualifications requises
- La réussite de cette mission, exige de vous une forte maitrise des procédures d’appel d’offre ainsi que de solides aptitudes à la communication interpersonnelle afin de pouvoir assurer le meilleur support auprès de collaborateurs à distance.
- Les profils d’auditeur de spécialiste en supply chain sont fortement encouragés à postuler.
- Les candidats ayant une connaissance significative des enjeux relatifs aux programmes de transfert financiers feront l’objet d’une attention particulière.
Requis
- Minimum 5 ans d’expérience Procurement, notamment la gestion de dossiers d’appel d’offres complexes
- Excellente maîtrise du pack Office, notamment Excel (fonctions avancées, programmation VBA), PowerBI
- Rigueur dans l’analyse et le rapportage des dossiers, expérience en audit fortement appréciée
Souhaitable
- Expérience dans les programmes de transferts monétaires
- Expérience préalable en cabinet d’audit
- Expérience préalable d’Information Manager
5 – Compétences et qualités exigées
- À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
o Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
o Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
o Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
o Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
- Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
- D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
- De bonnes capacités organisationnelles sont requises
- Sens de l’éthique exemplaire
- Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour
6 – Conditions contractuelles et salariales
- Intitulé de poste : Supply Chain Audit & Cash Based Transfers Specialist
- Supervisé par : Chef Régional des Services Supports
- Manager : Coordinateur Régional Supply Chain
- Lieu d’affectation : Dakar – Sénégal
- Zone d’intervention opérationnelle : Région Afrique de l’Ouest – (Bureau Régional + 6 pays)
- Désignation du lieu d’affectation : Non-family duty station / Position non-accompagnée
- Durée du contrat : 6 mois (potentiellement renouvelables)
- Date de prise de poste souhaitée : 12/10/2020
- Type de contrat (Expatrié/National) : National (réservé aux ressortissants de la CEDEAO)
- Conditions salariales : Non-Management G
- Le salaire et les conditions seront conformes aux conditions d’emploi des expatriés du Conseil Danois pour les Réfugiés. Veuillez vous référer à ngo_under_Vacancies.
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